HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Chức năng tạo danh mục học phí thu trước và lựa chọn khi tạo mới

1. Điều kiện sử dụng

• Tài khoản cần có quyền quản lý học phí.
• Đơn vị/trung tâm đã bật và đang sử dụng chức năng Học phí thu trước.
• Lớp học và học sinh cần được tạo trước khi lập lượt học phí thu trước.

2. Tạo danh mục học phí thu trước

Thực hiện theo đường dẫn trên màn hình quản trị:

• Vào menu Học phí thu trước riêng lẻ
• Chọn Quản lý học phí riêng lẻ hoặc màn hình quản lý học phí thu trước.

• Nhấn nút Danh mục học phí.

1. Nhập Tên danh mục, ví dụ: Gói 8 buổi, Học phí 1 tháng, Gói 12 buổi.
2. Nhập Số tiền của gói học phí.
3. Nhập Số buổi học tương ứng với gói.
4. Chọn Trạng thái. Nên để Hoạt động nếu muốn danh mục xuất hiện khi tạo học phí mới.
5. Nhập Ghi chú nếu cần lưu nội dung mặc định cho gói.
6. Nhấn Thêm để lưu danh mục.

3. Ý nghĩa các trường trong danh mục

4. Quản lý danh mục đã tạo

• Danh sách bên dưới form tạo mới hiển thị các danh mục của đơn vị hiện tại.
• Cột Học sinh đã áp dụng cho biết có bao nhiêu học sinh từng dùng danh mục đó; có thể bấm vào để xem chi tiết.
• Nhấn Sửa để cập nhật tên, số tiền, số buổi, trạng thái hoặc ghi chú.
• Chỉ xóa được danh mục chưa từng áp dụng cho học sinh. Nếu danh mục đã được dùng, hệ thống sẽ không cho xóa để giữ dữ liệu lịch sử.

5. Chọn danh mục khi tạo học phí mới

Khi tạo học phí thu trước cho học sinh, thực hiện như sau:

1. Mở màn hình tạo mới học phí thu trước cho học sinh.
2. Nhập hoặc kiểm tra Tiêu đề học phí.
3. Chọn Lớp. Sau khi chọn lớp, hệ thống tải danh sách học sinh thuộc lớp đó.
4. Chọn một hoặc nhiều Học sinh cần tạo học phí.
5. Tại trường Danh mục học phí, chọn gói học phí đã tạo sẵn.
6. Sau khi chọn danh mục, hệ thống tự điền Số tiền, Số buổi học và Ghi chú theo danh mục.
7. Nhập Từ ngày nếu cần tính thời gian học phí. Khi có đủ Lớp, Số buổi học và Từ ngày, hệ thống tự tính Đến ngày.
8. Kiểm tra Tiền khác nếu có phát sinh, sau đó nhấn Thêm để lưu.

6. Quy tắc tự động khi chọn danh mục

7. Lưu ý vận hành

• Nên đặt tên danh mục rõ ràng, gồm số buổi hoặc thời gian áp dụng để nhân viên dễ chọn đúng.
• Sau khi danh mục đã áp dụng cho học sinh, nếu cần thay đổi chính sách học phí lớn, nên tạo danh mục mới thay vì sửa danh mục cũ.
• Trước khi nhấn lưu học phí mới, cần kiểm tra lại số tiền, số buổi, ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
• Nếu học sinh đang có lượt học phí chưa thu, hệ thống có thể chặn tạo mới để tránh trùng lượt thu.

8. Ví dụ nhanh

Ví dụ tạo gói học phí 8 buổi:

Khi tạo học phí mới cho học sinh và chọn danh mục Gói 8 buổi, hệ thống tự đưa 800000 vào Số tiền, 8 vào Số buổi học và điền ghi chú tương ứng.